Préparer son départ de Malaisie

Tout comme j'ai écrit sur le départ de la Thaïlande et de l'Indonésie, il est à nouveau temps de dire au revoir à un nouveau pays. Même si nous reviendrons ici après notre tour du monde, ne parlons pas encore d'adieux !

C'est mon deuxième séjour en Malaisie, et j'ai donc suivi les procédures ci-dessous deux fois, à 12 ans d'intervalle. (et ces processus ont un peu changé entre-temps).

Vous devrez vous concentrer sur les éléments suivants :

1 Annuler / raccourcir votre visa.
2 Procéder à votre dernière déclaration fiscale.
3 Fermer votre EPF (si vous en aviez un) et retirer tous les fonds.
4 Préparer le déménagement - fermer vos services quotidiens

Annuler/raccourcir votre visa.

C'est la première étape à franchir. La mise à jour du visa raccourci et/ou la date à laquelle vous quitterez le pays sont nécessaires pour les deux autres démarches.

Cette étape doit être effectuée par votre entreprise. La plupart des démarches se font en ligne via le portail MyExpat et votre passeport vous sera demandé pendant un jour ou deux pour l'apposition du tampon. La procédure est assez rapide et ne nécessite qu'un seul document, votre billet d'avion pour quitter le pays.

Veuillez noter que si vous avez reçu un visa électronique (ce qui est assez nouveau en 2023), ils vous demanderont encore une copie de la dernière vignette "physique" que vous aviez avant le visa électronique.

Le passage d'une frontière terrestre n'est pas accepté (j'ai envisagé de faire un voyage en voiture jusqu'à Singapour et de prendre l'avion de là pour ma prochaine destination). Ce billet d'avion doit être émis dans les 30 jours suivant votre dernier jour de travail. Par exemple, le dernier jour de travail de mon mari était le 31 décembre, nous avons réservé un vol le 31 janvier et son visa raccourci était daté du 1er février.

Ces 30 jours ont pour but de vous aider à régler vos affaires personnelles avant de quitter le pays.

En général, une entreprise commence l'annulation du EP 2 à 3 semaines avant le dernier jour travaillé.

Procéder à sa dernière déclaration fiscale

Votre entreprise est responsable devant les autorités de votre départ en règle. Si vous ne payez pas vos impôts correctement, en tant que sponsor, elle sera tenue de les compléter. Par conséquent, elle vous aidera et devrait jouer un rôle proactif. À partir du 1er janvier 2024, la soumission des documents se fait entièrement en ligne, je ne sais donc pas si vous pouvez encore le faire vous-même, en personne.

Mon mari et moi l'avons fait nous-mêmes, en personne, il y a 12 ans, et c'était facile. À la fin de l'année 2023, mon mari l'a fait à nouveau en personne, et ma société a fait appel à un agent qui s'est occupé des démarches en ligne pour moi.

Sachez que de nombreuses entreprises conservent tout ou partie de votre dernier salaire jusqu'à ce que la déclaration d'impôts soit terminée. Ainsi, si vous devez payer des impôts supplémentaires, ils les déduiront de votre dernier salaire avant de vous payer.

Il est important que vous quittiez la Malaisie avec la lettre des impôts ( tax clearance letter ) et que vous la conserviez ! Lorsque nous sommes revenus en Malaisie pour notre deuxième séjour, ce document nous a été demandé par l'immigration lorsque nous avons soumis notre demande pour notre nouvel EP.

Documents nécessaires:

- Tous vos reçus pour tout allègement fiscal auquel vous pourriez avoir droit. (cela change tous les ans - consultez le site web de Hasil pour connaître les derniers dispositifs disponibles). Et pour toutes les années où vous avez séjourné en Malaisie.

• Je vous recommande de scanner les reçus, en particulier ceux qui peuvent s'effacer au fil des ans. Maintenant que tout devient numérique, pour mon mari, l'agent des impôts a accepté les scans/imprimés (mais nous pouvions fournir les originaux si on nous les avait demandés).

- Copie de chaque page de votre passeport, même les pages vides (ou les passeports si vous en avez eu plusieurs pendant votre séjour) pour toute la durée de votre séjour en Malaisie. Ils utiliseront les tampons d'entrée et de sortie pour calculer votre nombre de jours dans le pays. (N'oubliez pas que vous devez être présent 182 jours par an pour être considéré comme résident).

• Si vous utilisez le nouveau portail automatique à l'aéroport, vous devez demander un résumé de vos entrée/sortie à Putrajaya. Je ne sais pas comment demander une telle chose, car je connaissais cette procédure de « tax clearance » depuis mon premier séjour et je n'utiliserais JAMAIS les portes automatiques pour cette raison. Je veux mes tampons. On m'a dit qu'il fallait environ un mois pour obtenir ce rapport du service d'immigration de Putrajaya.
• Votre agent (si vous en utilisez un) devra emprunter votre passeport pour montrer l'original au service des impôts ou demander à un notaire de certifier l’exactitude des copies que vous avez faites.
• Si, comme moi, votre travail vous oblige à quitter souvent la Malaisie et que vous risquez donc d'être en dessous des 182 jours de présence dans le pays, veillez à ce que votre entreprise rédige une lettre certifiant que vous avez quitté le pays à des fins professionnelles et spécifiant les dates avec précision. Les dates doivent correspondre aux tampons de votre passeport. Il existe également des allocations pour les visites sociales par an (14 jours, je crois). C'est important si vous avez du mal à atteindre la durée requise pour être considéré comme résident.

- Votre dernier formulaire EA (l'entreprise doit vous le fournir)

- Le formulaire PCB, qui répertorie tous les paiements / contributions effectués par l'entreprise en votre nom (l'entreprise doit le fournir).

- Formulaire d'entrée/sortie (j'en ai fait une version excel pour faciliter le calcul des jours et la lecture par l'agent)

- le formulaire PC21 (c'est votre employeur qui DOIT le préparer).

- Si vous faites appel à un agent, vous devrez remplir quelques formulaires supplémentaires pour accepter de lui donner le droit de déclarer vos impôts à votre place. L'agent vous fournira ces formulaires.

Vous pouvez lire ce qui incombe à votre employeur sur le site web de Hasil pour mieux comprendre sa part de responsabilité dans ce processus

Informations supplémentaires pour les citoyens français : Si vous vous trouvez dans la situation ou vous devez faire certifier copie conforme vos pages de passeports en France. L'ambassade de Malaisie à Paris coute EUR10/pages. Ce qui est hors de prix lorsque l'on a un passeport complet à faire faire. Votre agent, ou entreprise, vous demandera un notaire, car en Malaisie c'est le notaire et/ou le "Commissionner of Oath" qui ferait ce genre de démarche. Le département des taxes de Malaisie a accepté mes copies certifiés conforme faite par ma mairie en France. En effet votre mairie fournit ce service gratuitement. Ils seront un peu étonnés de la requête au début. Ils peuvent aussi certifier conforme votre signature gratuitement. 

Clôture de votre EPF et retrait des fonds

Si vous participiez au régime de retraite local EPF, vous avez droit à un retrait total lors de votre départ définitif du pays.

Les documents requis sont à jour et bien détaillés sur leur site web.

J'ai l'habitude de me rendre au bureau de l'EPF à Petaling Jaya. C'est tellement rapide (il n'y a pratiquement pas de file d'attente) et les gens y sont incroyablement gentils et patients.

Quelques points à prendre en compte :

- Les paiements de l'EPF sont généralement effectués vers le 15 du mois suivant par votre entreprise. Ainsi, si votre dernier salaire a été versé le 25 décembre, votre dernière contribution à l'EPF devrait être versée dans le système KWSP les 15 et 16 janvier. Par conséquent, si vous le pouvez, je vous recommande d'attendre le milieu du mois pour clôturer l'EPF. J'ai demandé au guichetier : si vous avez des contributions supplémentaires qui arrivent après la fermeture du compte EPF ? Il sera automatiquement transféré sur le compte bancaire LOCAL que vous avez enregistré pour le retrait total.

- Remplissez les formulaires à l'encre NOIRE. ( J'ai rempli les miens en bleu et ils m'ont obligé à les refaire tous... )

- Assurez-vous d'avoir mis à jour les informations de votre passeport à la banque qui recevra les fonds ainsi qu'à l'EPF. Étant donné que vous pourriez recevoir une somme importante, ils effectueront des vérifications supplémentaires et la concordance de vos informations d'identification entre ces deux institutions facilitera les choses.
Lorsque vous créez un nouveau passeport, veillez toujours à ce que les informations relatives à votre dernier passeport soient mises à jour auprès de l'EPF. Sinon, vous devrez d'abord mettre à jour toutes vos données avant de procéder à la demande de retrait.

Préparer le déménagement - fermer vos services quotidiens.

Voici quelques éléments complémentaires qui pourraient vous être utiles, ce n'est pas exhaustif, mais cela peut vous donner des indications sur ce qu'il ne faut pas oublier.

Clôture de l'abonnement téléphonique (postpaid)

Si vous utilisez un forfait téléphonique (postpaid), en tant qu'étranger, vous avez probablement dû fournir une caution importante. Je l'ai fait pour Celcom : RM 500. Vous devez vous rendre dans un Celcom Cube (succursales principales uniquement) et entamer la procédure d'annulation. Le numéro de téléphone sera immédiatement annulé, ils attendront la fin du cycle de facturation en cours, vous demanderont de payer le solde (le cas échéant) et le remboursement prendra environ 2 semaines sur un compte bancaire malaisien uniquement.

Je vous conseille de passer au prépayé et de ne pas oublier de mettre à jour le numéro de téléphone enregistré auprès de la banque et tout système OTP.

Fermeture de votre contrat internet

Je ne peux parler que pour Time internet. Vous devez les prévenir 30 jours à l'avance! Ensuite, ils vous rembourseront le dépôt initial (à condition que vous ne soyez plus sous contrat) dans les 90 jours. Mais après avoir discuté avec eux au téléphone, leur délai moyen de remboursement est généralement de 35 jours - j'ai reçu le mien moins de 30 jours plus tard.

Votre dernière facture sera envoyée dans les 30 jours suivant la date de résiliation. Pour programmer la fin du service, vous pouvez le faire en ligne sur votre portail libre-service.

Si vous avez terminé votre contrat, ils ne viendront pas récupérer le matériel, il est considéré comme le vôtre. Si vous êtes encore sous contrat, il y a des pénalités supplémentaires et cela sera indiqué lorsque vous ferez la demande de fin de service et reflété dans votre dernière facture également.

Remboursements d'assurances diverses

La plupart des assurances doivent vous rembourser au pro-rata des mois non-utilisés si vous les résiliez avant leur terme. C'est le cas de l'assurance voiture ou de l'assurance maladie. Renseignez-vous donc auprès d'elles. De nombreuses assurances que vous avez contractées en Malaisie ne s'appliquent que si vous êtes résident en Malaisie. Lisez les petits caractères pour vous en assurer, car si c'est le cas, il n'est pas nécessaire de les conserver et vous pourriez vous faire rembourser.

Touch N Go, Shopee Pay, Grab et autres portefeuilles électroniques

N'oubliez pas de vider vos portefeuilles électroniques et de transférer les fonds vers vos comptes bancaires malaisiens avant de les fermer.

Clôture de votre compte bancaire

Comme vous attendez peut-être encore des fonds après votre départ physique du pays (comme la caution de votre propriétaire ou le remboursement de vos impôts), vous devez vous adresser à votre banque pour lui demander quelle est la procédure de clôture des comptes bancaires à distance.

Voici ce que HSBC m'a conseillé :

• Faites passer votre compte vers type normal ou advanced (si vous étiez premier auparavant - n'oubliez pas que vous payez 150 RM/mois si vous n'avez pas un revenu de 15 000 RM/mois pour les Perks@work premier !).
• Annulez / payez toutes les cartes de crédit le plus tôt possible et arrêtez de dépenser au moins 2 semaines avant.
• Lorsque vous êtes prêt à clôturer, ramenez le solde de votre compte à 0.
• Envoyez une lettre DHL / courrier physique à l'adresse de votre agence. Cette lettre doit contenir les informations suivantes : Votre numéro de compte, votre nom, votre numéro de passeport (assurez-vous qu'il correspond à leur dossier), et que votre compte est maintenant à 0 et que vous souhaitez le fermer parce que vous quittez le pays.

Bien entendu, il existe une myriade d'autres préparatifs de déménagement standard qui ne sont pas spécifiques à la Malaisie. Vous trouverez de nombreux conseils et astuces dans cet article.  J'ai aussi partagé mon expérience sur la vente de sa voiture.

J'espère que vous avez apprécié votre séjour en Malaisie et que vous emporterez avec vous de beaux souvenirs de cette culture attachante. La nourriture vous manquera, j'en suis sûre 😊 !

Bonne chance pour votre prochaine aventure.