Survivre un poste régional – comment gérer les fréquents voyages d’affaire

Dans mon poste actuel, je voyage beaucoup régionalement en Asie du Sud-Est, bien que ce ne soit pas extrême, j’ai fait quelques erreurs au début qui m’ont épuisées.

Pour beaucoup, les voyages d’affaires sont synonymes de prestige – mais la réalité est tout autre : c’est souvent deux journées en une. Vos journées de rendez-vous et réunions sont souvent suivies le soir par des heures de votre « travail normal » de bureau. Bien que les diners d’affaire soient souvent très agréables, en faire trop souvent vous épuise et vous retarde dans votre travail ( car vous n’avez pas ces quelques heures du soir ).

Au début, vous espérez pouvoir visiter quelques choses des endroits où vous vous trouvez, mais bien souvent vous finissez par ne visiter que votre chambre d’hôtel et l’aéroport.

Pour survivre (et apprécier) les voyages d’affaire, il faut de la discipline.

- Il vous faudra d’abord apprendre à gérer vos priorités. Se poser les questions suivantes aide :

• Est-ce que je suis vraiment nécessaire à cette réunion ?
• Est-ce que je pourrais faire cela par skype ou par téléphone ?
• Si une structure locale organise l’agenda, est-ce que mes collèges l’ont remplis suffisamment pour justifier le déplacement ?
• Comment est-ce que ce voyage peut être combiné avec d’autres pour limiter les vols ?

- Gardez un œil sur vos finances personnelles et gérez votre trésorerie : tout le monde n’a pas à sa disposition des cartes de crédit de société, et quand bien même – si la facture est due et votre entreprise met trop longtemps à rembourser, ce peut être difficile à la fin du mois. Il est bien de garder les visites dans les pays « chers » bien espacés.

- Apprenez à dire “non” : Lorsque vous êtes fatigué, lorsque vous sentez que vos relations personnelles commencent à en pâtir, quand votre situation financière est un peu juste et si vous avez accumulé trop d’administratif en retard. Si votre boss n’est pas un ****, et a été dans vos baskets – il devrait comprendre que ce sont des raisons tout à fait valables.

- “Non” s’applique aussi pour les diners d’affaire, parce que parfois vous avez besoin de ces quelques heures de sommeil en plus !

- Gardez au moins 2 semaines entre des voyages vers des fuseaux horaires opposés. En moyenne il faut une semaine pour récupérer d’un décalage horaire entre 4 et 6 heures. J’ai fait l’erreur d’aller en Europe, de travailler une semaine en Asie puis la semaine suivante d’aller en Australie et après ce mois-ci … j’étais une épave. Je n’avais pas dormi correctement pendant des semaines et j’étais tellement crevée qu’un matin j’avais le tournis à ne pas en sortir du lit.

- Essayez autant que possible de garder 1 journée par semaine pour faire vos emails et votre admin. J’essaie moi-même d’organiser mes voyages du lundi au jeudi et je garde mon vendredi au bureau pour finir mes emails et faire mes suivis.  Ça vous permet d’être aussi déjà chez vous si vous souhaitez repartir pour un week-end ou profiter du vendredi soir pour voir des amis.

- Prenez vos jours de repos/remplacements pas trop longtemps après vos voyages d’affaire. Vous finirez invariablement par avoir des évènements les week-ends ou de devoir voyager sur vos temps de repos/congés, et ça prend sur ce sommeil et ce repos si nécessaire. Je suis la première à être tentée de les garder en me disant que je les cumulerais pour de très très longues vacances, si vous en êtes capable, super pour vous. Mais je pense qu’on l’on se surestime souvent – en tout cas ça a été mon cas.

- Pas plus d’un vol de nuit par semaine. 

- Autant que possible, essayez de voyager dans vos heures de bureau. Parce que vous n’êtes pas payé plus pour rater ce diner avec vos proches du dimanche soir et ça ne fait que prendre de votre temps a VOUS (repos ou en famille).

- Si votre entreprise le permet, essayez de rester dans la même alliance pour les vols, pour pouvoir gagner les accès aux lounges (les entreprises qui paient les billets en business sont un mythe…). Ça arrive plus souvent qu’on ne le croit de réserver un avion tard et d’avoir une réunion se finissant plus tôt que prévue. Les lounges sont des endroits parfaits pour finir ces emails qui trainent. C’est CALME… je vous promets qu’après un moment, vous détestez les aéroports et leur bruits ambiants ou alors de devoir aller à la chasse a CE café qui a une table pour une personne avec son écran qui fait face à un mur (Pour que personne ne puisse lire au-dessus de votre épaule si vous gérez des infos confidentielles). Sans parler des réseaux wifi public d’aéroport…

- Créez-vous une routine et un réseau de soutien pour vos voyages. Prenez les numéros de bons taxis, des chauffeurs et autres personnes qui peuvent vous rendre la première ou dernière partie du voyage confortable. Par exemple : A Jakarta, le trafic est infernal et après un très long voyage, vous ne voulez pas vous retrouvez à devoir gérer 1) la queue interminable pour le taxi 2) le taxi qui ne connait/fait semblant de ne pas connaitre le chemin 3) et qui n’a évidemment pas de monnaie à l’arrivée 4) et ou ne peut pas vous fournir un reçu pour vos notes de frais. Dans beaucoup de pays j’utilise les applications Grab ou Uber – oui parfois plus chère – mais tellement plus facile pour se coordonner avec le chauffeur, de plus dans le cas de Grab vous pouvez télécharger un sommaire bien foutu de vos trajets pour faire vos notes de frais sur leur site. Pas mal !
Ça enlève beaucoup de fatigue dû au stress des transports lorsque qu’un réseau fiable est mis en place et ce dans autant de pays ou vous êtes amenés à voyager régulièrement.

- Restez dans les mêmes hôtels. Une fois que vous en avez trouvé un qui vous va, ne changez pas ! Si l’hôtel est sérieux, vous aurez des petites attentions lorsque vous y revenez ou alors simplement un meilleur service car vous serez connus. Vous saurez aussi comment vous y rendre, combien de temps il faut planifier entre l’hôtel et vos principaux lieux de rendez-vous et tous les services autour de l’hôtel dont vous pouvez avoir besoin. A Kuala Lumpur, c’est connaitre ou je peux me faire faire les ongles, réparer mon talon de chaussure cassé ou alors ce restaurant “light” pour quand j’ai juste enchainé trop de diners d’affaire. C’est aussi ce salon de massage à Bangkok qui ferme à 11h du soir ! J’essaie au maximum de trouver autour de mes hôtels ce dont j’ai besoin et que je ferais chez moi le week-end, comme un coiffeur, l’esthéticienne ou des centres commerciaux. Comme ça une fois chez moi le week-end, je peux profiter complètement de mes proches.

- Mettez une heure limite pour travailler le soir et prévoyez une heure avant d’aller vous coucher pour vous déconnecter du boulot. Lorsque l’on travaille tard, on a vraiment du mal à arrêter son cerveau de fonctionner et ont fini par passer la nuit à ressasser et dormir très mal. Je suggèrerais d’aller se coucher tôt, et de se lever très tôt pour finir son boulot a la place – une bonne nuit de sommeil fait des miracles sur son efficacité. C’est une règle d’or qui m’a beaucoup servi, mais je sais que l’on n’a pas tous les mêmes besoins en termes de cycle de sommeil. 

Tout de même, les voyages d’affaire peuvent être aussi vraiment agréable !
Vos collègues et clients ont juste toujours les meilleures adresses pour diner – celles que vous pouvez vous vanter de connaitre d’autres ! Il y a également des activités à faire le soir à certains endroits – comme une marche d’1h30 à Kuala Lumpur ou une balade au coucher du soleil dans King’ park à Perth. Après tous vos horaires de travail se terminent officiellement à 18h non ? Ensuite c’est comme si vous passiez une soirée pour vous. Jetez un coup d’œil sur le blog dans la catégorie « voyage d’affaire », je posterais quelques-unes de mes routines et adresses !