Gérer ses dépenses pendant le voyage avec Trabee pocket

Il existe de nombreuses applications pour gérer son budget, certaines sont idéales pour vos dépenses quotidiennes, mais j'en cherchais une qui soit faite pour le voyage. J'en ai essayé quelques-unes et Trabee Pocket est celle qui me convient le mieux.

J'ai utilisé la version gratuite de Trabee Pocket pour mon premier voyage, puis j'ai décidé que c'était une application qui valait la peine d'être achetée. J'utilise maintenant la version payante depuis 3 ans.

En résumé, ce que j'aime c'est :

• C'est simple à utiliser. C’est tenir son livre de dépenses le plus simplement possible en fonction d’un budget.
• Elle peut gérer plusieurs devises.
• Vous pouvez entrer dans le détail des moyens de dépenses & des budgets (budget cash, budget carte ou encore budgets de préparation). Sans être trop compliqué à mettre en place.
• Elle peut lier les photos existantes de votre téléphone à une dépense, si vous souhaitez suivre les reçus. Ou a la possibilité d'ajouter des notes à chaque dépense si vous souhaitez enregistrer des informations clés. ( votre numéro de réservation de vol par exemple ? )
• l’application fonctionne hors ligne

Découvrez ci-dessous un aperçu de la version premium et de ses fonctionnalités et pourquoi elle constitue une excellente application pour voyager.

Configuration des paramètres par défaut dans Trabee Pocket

Lorsque vous démarrez l'application, vous devrez configurer les valeurs par défaut et ajouter (le cas échéant) de nouvelles catégories.

1. Vous pouvez maintenant vous inscrire afin de pouvoir enregistrer vos profils et vos informations de voyage. De cette façon, si vous perdez votre téléphone, vous pourrez récupérer votre historique.
2. Votre devise nationale est celle qui s'affichera sur l'écran d'accueil. C’est la monnaie qui a du sens pour vous, celle dont vous comprenez la valeur. La mienne est l’euros.
3. Le menu « catégorie » vous aide à créer vos catégories personnalisées. Par défaut, l'application comprend le logement, les repas, les transports, les courses, les activités, etc. Mais dans la version premium, vous pouvez ajouter des catégories supplémentaires avec leurs propres icônes et couleurs. J'ai ajouté la plongée, les visites touristiques, les visas et les permis d'entrée, la santé.

Comment créer une nouvelle catégorie de dépenses dans Trabee pocket 

Je souhaite ajouter une nouvelle catégorie appelée "fournitures". C'est là que je mettrais les dépenses telles que la lessive, les différents détergents ou les petits gadgets liés à la vie quotidienne que l'on doit acheter en voyage. J'y inscris également les achats d'équipement pour une activité particulière, comme des vêtements chauds ou des chaussures de randonnée. Par opposition à Shopping, où j'inscris les achats de souvenirs et de cadeaux.

Commencez par aller dans le menu de configuration des catégories et cliquez sur ajouter une catégorie. Après avoir écrit le nom de la catégorie, ici Supplies :

1. Sélectionnez une icône pour cette catégorie. Puisqu'il s'agit de shopping, j'opterai pour le sac à provisions. Malheureusement, à ce stade, vous ne pouvez pas télécharger vos propres icônes, vous devez donc vous en tenir aux choix disponibles ici. Je pense qu'elles sont suffisantes.
2. Vous pouvez ensuite sélectionner la couleur dans laquelle l'icône sera affichée. J'ai choisi Bleu.

Une fois que tout est sélectionné, cliquez sur Enregistrer et voilà ! Les fournitures apparaissent comme une nouvelle catégorie dans laquelle vous pouvez entrer vos dépenses lors de vos déplacements. 

Création de voyages et de dépenses dans Trabee pocket.

Pour les besoins de cet exemple, je crée un voyage en Bolivie pour l'année prochaine. Je ne sais pas exactement quand j'y serai, mais je devrais y passer à un moment ou à un autre.

Sur la page d'accueil, il vous suffit de sélectionner le bouton Créer un nouveau voyage en bas de page.

Une liste déroulante de pays s'affiche, mais vous pouvez également taper le nom en haut de la page, comme je l'ai fait, pour trouver plus rapidement la Bolivie. 

Le reste est assez explicite. Vous pouvez télécharger une belle photo de profil, j'ai cherché une photo du Salar de Uyuni et j'ai ensuite sélectionné les dates potentielles de mon voyage (2). Toutes les informations peuvent être modifiées à tout moment en éditant le voyage plus tard. Une fois que c'est fait, la dernière étape est de créer un ou plusieurs budgets pour ce voyage. (3)
Commençons par créer UN budget.

Comment créer un budget dans Trabee pocket

Vous devrez sélectionner le bouton bleu à cet endroit et vous serez invité à accéder à un nouvel écran. Encore une fois, c'est assez explicite.

Notez 1. Si vous appuyez sur le type de budget, 3 options vous sont proposées : Tous types, espèces ou carte - qui vous permettent d'affiner votre suivi des dépenses.

Comme je l'ai déjà mentionné, il est possible d'ajouter des budgets supplémentaires à un voyage, ou même de savoir quand vous devez compléter un budget (si vous l'avez dépassé ou si vous pouvez simplement dépenser plus que ce qui était initialement prévu pour un voyage).

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans le voyage que vous venez de créer, puis de cliquer sur les trois points situés dans le coin supérieur droit, à côté de l'icône du camembert. Vous verrez le menu déroulant ci-dessous.

Disons que j'ai un budget initial de 4.940 BOB et que je ne me préoccupe pas de savoir comment je le dépense. ( le type est donc TOUS ). Mais je sais que je réserverai de vrais hôtels et non des maisons d'hôtes, que je paierai très probablement par carte. J'ai donc décidé de créer un budget supplémentaire pour cela. Appelé BOB Card.

J'ai maintenant 2 budgets disponibles qui sont comme des "enveloppes" pour affiner mon suivi.

Autre cas hypothétique: Disons que plus tard, j'ai trouvé un superbe hôtel à La Paz, qui n'était pas prévu dans le budget, mais que mes parents m'ont donné de l'argent que je peux utiliser. J'ajouterai alors au budget de la BOB Card 500 BOB supplémentaires.

Ce que j'aime, c'est que lorsque vous ajoutez un budget, il est daté. Vous pouvez ainsi savoir quand vous avez pris des décisions en matière de budget. 
Maintenant que nous avons créé un voyage et un budget, enregistrons quelques dépenses pour ce voyage en Bolivie.

Comment créer des dépenses dans Trabee pocket

Le voyage n'a pas encore commencé, mais il se peut que j'aie déjà fait des réservations en prévision de ce voyage, ce qui doit être pris en compte dans le budget. Trabee pocket dispose d'un onglet "préparation" très pratique qui vous permet de saisir toutes les dépenses payées avant le voyage.

Sélectionnez d'abord le nouveau voyage en Bolivie. Comme il n'y a pas encore de dépenses, vous verrez qu'en bas tout est à 0. Vous n'avez pas dépensé un centime et vous disposez donc encore de tout votre budget.

Cliquez sur le bouton rond avec le stylo en bas pour ajouter une dépense ou tirez vers le bas avec votre doigt. Ensuite :

1. Si vous avez plusieurs budgets, c'est là que cette liste déroulante est utile, vous devrez sélectionner ici sous quel budget cette dépense tombe. Je reviendrai sur ce point plus en détail ultérieurement.
2. Sélectionnez s'il s'agit d'une dépense en espèces ou par carte. (si vous suivez ce type de dépenses).
3. Bien entendu, indiquez le montant en monnaie locale.
4. Sélectionnez la catégorie de la dépense. Ici, il s'agit d'une activité.
5. N'oubliez pas de lui donner un nom
6. Vous pouvez modifier la date de cette dépense ; elle sera automatiquement remplie par le jour où vous l'avez saisie. Mais il se peut que vous soyez un peu en retard dans la tenue de vos dépenses et que vous ayez besoin d'enregistrer certaines dépenses des jours précédents. C'est possible en changeant la date ici.  Vous pouvez également télécharger une photo (à partir de votre téléphone ou en prenant une photo), ainsi qu'ajouter une note. J'ai téléchargé une photo aléatoire de mon téléphone pour vous montrer à quoi cela ressemble. Les photos proviennent de votre téléphone. Par conséquent, si vous effacez la photo, elle disparaîtra également de Trabee pocket. Il "choisit" une photo existante.

Revenons rapidement sur les budgets multiples et sur leur utilité dans le suivi des dépenses. Voici à quoi ressemble un voyage à budget multiple. 

Sur la page principale du voyage, vous verrez les différents budgets en haut. Vous pouvez cliquer sur chacun d'entre eux pour filtrer les dépenses qui y ont été enregistrées.

Lorsque vous souhaitez affecter une dépense à un budget spécifique, vous devez utiliser le menu déroulant en haut de la page et sélectionner le budget souhaité dans la liste qui apparaît.

Nous avons donc créé des dépenses, il est temps de les analyser.

Résumé et analyse des dépenses dans Trabee pocket

Trabee pocket propose un joli rapport sous forme de camembert suivi d'un détail par catégorie. Pour en savoir plus, vous pouvez également afficher les dépenses détaillées de chaque catégorie en cliquant dessus.

Ces informations sont accessibles même pendant le voyage, ce qui vous permet d'analyser votre budget ou vos dépenses à tout moment.

Voyons à quoi ressemble un voyage terminé. Ici, il s'agit d'un voyage pour la Malaisie, Sabah.

Examinons ce voyage à Sabah.

1. J'ai dépensé 2 287,06 RM de plus que prévu pour ce voyage (nous avons fait plus de plongée qu'initialement prévu).

Cliquez sur le coin supérieur droit, où vous pouvez voir le camembert. Vous arrivez sur le diagramme circulaire. Le total des dépenses dans votre monnaie locale et courante se trouve en haut. Sous le camembert se trouvent toutes les dépenses détaillées par catégorie. 

2.  Si vous souhaitez en savoir plus sur une catégorie de dépenses particulière, il vous suffit de cliquer dessus et une nouvelle page s'ouvrira avec tous les détails. Par exemple, ici j'ai cliqué sur Transport.

Caractéristiques visuelles et organisation de Trabee pocket

Plusieurs vues sont disponibles pour la page d'accueil, ce qui vous permet de naviguer et de choisir celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez alterner en les sélectionnant en haut à gauche de l'écran.

Aujourd'hui, j'ai beaucoup de voyages depuis 3 ans et j'ai peut-être envie de les organiser. Vous avez également la possibilité de créer des dossiers. Chaque dossier peut contenir plusieurs voyages. J'ai nettoyé mon Trabee pocket par année comme indiqué ci-dessous :

Pour créer un dossier, c'est le bouton en haut à droite. Ensuite, c'est assez simple. Vous pouvez changer la couverture de chaque dossier si vous le souhaitez en cliquant sur les 3 points en haut à droite du dossier.

Je trouve que Trabee pocket est une application très facile à utiliser, qui fonctionne hors ligne et qui vous permet de suivre le solde de votre budget en cours de route. Je me contenterais d'y inscrire les dépenses à la fin de la journée ou lorsque j'ai une minute (surtout pour les dépenses en espèces lorsqu'il n'y a pas de reçus).